Nisan-Mayıs-Haziran 2009 Faaliyet Raporu

Sunuş ;

Müdürlüğümüz, 5393 Sayılı Belediye kanununda Meclis ve Encümen in işleyişini ifade eden kanunların gereği doğrultusunda çalışmalarını sürdürmekte olup, Başkanlık yazışmalarını yapmakla birlikte Kurum içi ve kurum dışı Gelen - Giden evrak akışını yöneterek tüm yazışmaların resmi yazışma kurallarına uygun olarak yapılmasını sağlamaktadır.
Müdürlüğümüzün Nisan-Mayıs ve Haziran 2009 aylarındaki faaliyetlerine ilişkin yapılan 3 aylık çalışmalar aşağıda belirtilmiştir.


Personel Durumu ;

Müdürlüğümüz bünyesinde, l Yazı İşleri Müdüru, l Yazı İşleri Şefi, l Evlendirme Şefi, 1 Memur ve 2 Evrak Dağıtım Görevlisi ile çalışmalarını yürütmektedir.


Meclis Toplantıları :

Belediyemizin birinci derecede yürütme organı olan Belediye Meclisince;

Nisan-Mayıs ve Haziran 2009 aylarının ilk haftasında yapılan Meclis toplantılarına ilişkin yazışmalar usulüne uygun yapılmış olup meclis toplantılarında karara bağlanan 32 adet meclis kararının tüm kayıt ve yazışma işlemleri yapılmış olup, gereği yapılmak üzere ilgili birim ve kuruluşlara gönderilmiştir.


Encümen Toplantıları :

Belediyemizin İkinci derecede yürütme organı olan Belediye Encümenince ;

Nisan - Mayıs ve Haziran 2009 aylarında düzenli olarak yapılan Encümen toplantılarına ilişkin yazışmalar usulüne uygun yapılmış olup Encümen toplantılarında karara bağlanan 59 adet Encümen kararının tüm kayıt ve yazışma işlemleri yapılmış olup, gereği yapılmak üzere ilgili birim ve kuruluşlara gönderilmiştir.

Evrak Kayıt İşlemleri :

Belediyemizin Evrak Kayıt Merkezi olan servisimize; Nisan-Mayıs-Haziran 2009 Aylarında;

• Daire dışı gelen Evrak ; 723 Adet
• Daire Dışı Giden Evrak ; 79 Adet
• Daire İçi Giden Evrak ; 107 Adet
• Vatandaş dilekçesi ; 50 Adet
Olmak üzere toplam 959 adet evrakın kayıt işlemleri yapılarak gereği için ilgili kamu kurum ve kuruluşlara ve ilgili birimlerimize gönderilmiştir.


Asker Ailesi İşlemleri :

Belediyemiz sınırları içerisinde ikamet etmekte olup, askere giden vatandaşlar arasında varsa fakir ve yardıma muhtaç olanlara, maaş bağlanmak üzere Belediyemize Nisan-Mayıs ve Haziran aylarında müracaat eden 28 şahsın müracaatları incelenmektedir.


Evlendirme İşlemleri :

Evlenme işlemlerini yürütmek üzere, Belediyemize müracaat eden 285 adet çiftin evrakları incelenmiş olup, işlemleri tamamlanan 251 çiftin nikâh işlemleri yapılmış olup, 34 çifte ise başka illerde işlemlerini yapmak üzere evlenme izni verilerek ilgili nüfus müdürlüklerine bildirilmiştir.

Diğer çalışmalar ;
Belediye hizmetleri ile ilgili olarak müracaata bulunan vatandaşlarımız ile iletişim kurulmakta olup lüzumu halinde kendilerine dilekçe yazılarak sorunun çözümü için ilgili birimler nezdinde gerekli girişimlerde bulunulmuştur.





Amaç ve Hedefler ;


1. Müdürlüğümüzce yürütülen hizmetlerin daha sağlıklı ve süratli bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak amacıyla, personel istihdamı yerine yapılan çalışmaları takip etmek ve istenilen bilgilere seri bir şekilde ulaşmak amacıyla Meclis - Encümen - Yazışma ve Gelen - Giden evrakların bilgisayar ortamında yapılması için Bilgisayar Programının alınması,

2. Hizmet içi eğitiminin yapılması,

3.Meclis çalışmaları ile ilgili yapılacak yazışmalar ve Genel Evrak odasının oluşturulması için yer tahsisinin sağlanması,

Tarih:14.07.2009