Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü
T.C.
SİİRT BELEDİYESİ
BASIN, YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
AMAÇ
MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı; Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
KAPSAM
MADDE 2- Bu Yönetmelik Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
DAYANAK
MADDE 3- Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer mer'i mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.
TANIMLAR
MADDE 4-
Bu Yönetmelikte geçen;
a) Belediye : Siirt Belediyesi'ni
b) Başkanlık : Siirt Belediye Başkanlığı'nı,
c) Müdürlük : Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'nü,
d) Müdür : Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü'nü,
e)Yönetmelik : Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.
TEŞKİLAT YAPISI
MADDE 5 – Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanı’nın mevzuatla belirlenen görev ve yetkilerinin kullanılması için gerekli çalışmaları yapar. Bu çalışmalar, aşağıdaki personel eliyle yürütülür;
a) Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü
b)Şef
c)Memurlar
d)Memur personel bulunmadığında, kadrolu işçiler tarafından da görevlendirme suretiyle yaptırılır.
İKİNCİ BÖLÜM
Personelin unvan ve nitelikleri
MADDE 6: (1) Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.
a) Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü: 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler İle Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.
b) Şef : 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler İle Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.
c) Memurlar : KPSS sınavı ile 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler doğrultusunda atanır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki Ve Sorumlulukları
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
MADDE 7- (1) Unvanı: Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü
(2) Temel Görevi: Belediye tarafından sunulan hizmetlerin, halkın talep ve ihtiyaçlarını karşılaması amacıyla, kurumun birimleri arasında ve kurum ile kent halkı, muhtarlıklar, sivil toplum kuruluşları, özel sektör kuruluşları vb. kent bileşenleri arasında, bülten, yayın, tanıtım CD ve VCD’leri, Internet, billboard, bilgilendirme toplantıları vb. araçlarla etkin iletişimin kurulmasını ve kamuoyunun her çeşit araç ve yöntemle bilgilendirilmesini sağlamak.
(3) Kuruluş İçindeki Yeri:
a) Emir Alacağı Makam: Belediye Başkanı – Başkan Yrd.(İdari)
b) Emir Vereceği Makam: Müdürlüğe bağlı Şeflikler ve diğer bağlı personel
(4) Görevleri:
- Belediye’nin planladığı ve yürüttüğü hizmetlerin yerel, ulusal ve uluslararası platformlara taşınması, gerekli tanıtımların yapılması ve kamuoyunun her çeşit araç ve yöntemle bilgilendirilmesini sağlamak,
- Vatandaşlara verilen hizmetlerle ilgili anket, kamuoyu araştırması yapma veya yaptırma, bu araştırmanın sonuçlarını ve yapılan hizmetleri tanıtıcı kitap, dergi, broşür ve/veya ilan hazırlama faaliyetlerini yürütmek,
- Kurumun birimleri arasında ve kurum ile kent halkı, muhtarlıklar, sivil toplum kuruluşları, özel sektör kuruluşları vb kent bileşenleri arasında etkin bir iletişimin kurulması faaliyetlerini koordine etmek,
- Vatandaşların Belediye hizmetlerine yönelik şikâyet ve taleplerini alma ve ilgili birimlere yönlendirme çalışmalarını koordine etmek,
- Vatandaşlar ve kamu açısından anlamlı ve özel günlerde düzenlenecek etkinliklerin programlarını hazırlama faaliyetlerini koordine etmek,
- Kent halkını Belediye hizmetleri konusunda bilgilendirmek, karar süreçlerine katmak amacıyla televizyon kanalı, radyo, kiosk vb. teknolojik altyapı projelerini koordine etmek,
- Belediye ile basın yayın kurum ve kuruluşları arasındaki haber ve bilgi akışını düzenleyerek ilişkileri koordine etmek,
- Basın ve diğer kitle iletişim araçlarında Belediye ile ilgili yayınlanan yazı ve haberleri devamlı şekilde izleme, inceleme ve değerlendirme; Başkanlığa ve ilgili birimlere sunma ve arşivleme faaliyetlerini koordine etmek,
- Belediye birimleri ile işbirliği halinde yayın politikasını belirlemek,
- Kurumun faaliyet alanlarıyla ilgili yazılı ve görsel yayınları hazırlama, yayınlama ve arşivleme faaliyetlerini koordine etmek,
- Belediye ve çalışanlarının Halkla İlişkilerini olumlu yönde geliştirecek öneri ve faaliyetlerde bulunmak.
- Kentteki sosyal ve kültürel yaşamı canlandırmak amacıyla panel, söyleşi, şenlik, festival, törenler gibi organizasyonların gerçekleştirilmesi faaliyetlerini koordine etmek,
- Belediye çalışmalarının kamuoyundaki tesirlerinin değerlendirilmesini yapmak,
- Vatandaşlar tarafından Belediye Başkanlığına gönderilen her türlü ihbar, şikâyet ve dilekleri değerlendirmek ve cevaplandırmak için gerekli işlemlerin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel Emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
(5) Yetkileri:
- Müdürlüğün yönetiminde tam yetkilidir,
- Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen bütçe ve programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, önlemler alma ve uygulatma yetkisi,
- Müdürlükler ile yazışmalarda 1. derece imza, her türlü belge ve suretleri onaylama yetkisi,
- Müdürlüğü ile ilgili personel atanmasında, terfi ve nakilde, ödül, takdirname gibi personel işlemleri için öneride bulunma yetkisi,
- Müdürlüğe bağlı çalışan personeli denetleme ve karşılaştıkları aksaklıkları giderme yetkisi,
- Sorumlu olduğu tüm personelin yıllık izin zamanlarını tespit etme, mazeretlerine binaen mazeret izni verme yetkisi,
- Müdürlüğe bağlı çalışan personele fazla çalışma yaptırmada Başkanlık makamına öneride bulunma yetkisi,
- Müdürlüğü ile ilgili satın alma, ihale ve sözleşmelerin gerçekleştirilmesinde yetkisi bulunur.
(6) Sorumluluğu:
a)Kendisine bağlı şefliklerin çalışma programının hazırlanmasında, organize edilmesi, koordine edilmesi ve denetlenmesinden birinci derecede sorumludur.
b)İlgili belge ve evrakların dosyalanmasında, korunması ve arşivlenmesinde birinci derecede sorumluluk sahibidir.
c)Kendisinin ve çalışanlarının kullandığı malzeme ve donanımın standartlara uygun kullanımından, korunmasından sorumludur.
(7) İş İlişkisi: Tüm birimlerle iş ilişkisi ve işbirliği içinde bulunur.
MADDE 8- (1) Unvanı: Memur
(2) Temel Görevi: Bağlı olduğu birime ait her türlü iç ve dış yazışmayı yapmak, evrak kaydı, dağıtımı ve ilgili birimlere zimmetle teslimini yapmak, dosyalama sistemini oluşturmak.
(3) Kuruluş İçindeki Yeri:
a) Emir Alacağı Makam: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü
b) Emir Vereceği Makam: -
(4) Görevleri:
- Birime gelen evrakları teslim almak, sınıflandırmak ve kayıt ettikten sonra yöneticinin bilgisine sunmak.
- Birima ait iç ve dış birimlere gönderilecek yazıları, Resmi yazışma kurallarına uygun olarak yazmak.
- Düzenlenen evrakları kayıt işlemlerinden düşerek tertip ve düzen içinde dosyalamak ve gerekli süre içinde arşivde saklamak.
- Müdürlüğe ait ayniyat ve demirbaş kayıtlarını tutmak. Stok kontrollerinin ve malzeme sayımlarının zamanında yapılmasını sağlamak. Kullanılmakta olan malzemelerin sağlıklı ve düzenli bir biçimde depolayıp muafaza altına almak.
- Amirin verdiği bilgiler doğrultusunda avans işlemlerinin yazışmalarını yapmak ve takip etmek.
- Birimde bulunan işçi personelin puantajlarını ve gereken evrakları düzenlemek
- Amirlerince kanun, tüzük, yönetmelik, genel emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
(5) Yetkileri: Belirtilen görevleri en iyi şekilde yerine getirme yetkisine sahiptir.
(6) Sorumluluğu:
a)İlgili belge ve evrakların dosyalanmasında, korunması ve arşivlenmesinde birinci dereceden sorumluluk sahibidir.
b)Kullanmakta olduğu bilgisayar, yazıcı vb. ofis malzemesi ile telsiz, telefon, faks gibi iletişim araçlarından sorumludur.
(7) İş İlişkisi: Tüm birimlerle iş ilişkisi ve işbirliği içinde bulunur.
MADDE 9- (1) Unvanı: Basın Yayın Şefi
(2) Temel Görevi: Kurum faaliyetlerinin birimlerle işbirliği halinde, bülten, yayın, tanıtım CD ve VCD’leri, Internet, billboard, vb. tanıtım araçlarıyla kent halkı, muhtarlıklar, sivil toplum kuruluşları, özel sektör kuruluşları vb kent bileşenleri ile paylaşılması faaliyetlerini yürütmek.
(3) Kuruluş İçindeki Yeri:
a) Emir Alacağı Makam: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü
b) Emir Vereceği Makam: Şeflik personeli
(4) Görevleri:
- Belediyenin yerel, ulusal ve uluslar arası alanda tanıtımını yapmak amacıyla, yayın politikasının belirlenmesine yönelik faaliyetleri yürütmek,
- Basın kuruluşları ile Belediye arasındaki haberleşme talep ve ihtiyaçların tespit edilmesi, planlanması, bu konularda gerekli koordinasyon işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Ulusal yayın yapan günlük gazetelerden Belediyeyi ilgilendiren siyaset, ekonomik ve sosyal olaylarla ilgili haber kupürlerinin derlenerek çoğaltılması, Belediye Başkanı’na ve Başkan Yardımcıları'na sunulması işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Gerektiğinde Belediye Başkanı’nın günlük programlarını yerel-ulusal basına bildirilmesini sağlamak,
- Belediye Başkanı'nın ve Başkanlığın kamuoyuna bildirilmesini gerekli gördüğü açıklama, duyuru ve tekziplerin basın–yayın organlarına duyurulması işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Belediye Başkanı'nın basın toplantılarının organize edilmesini sağlamak,
- Belediye Başkanı'nın günlük programlarının Basın Danışmanlığı fotoğrafçıları ve kameramanları tarafından izlenmesini ve kayda alınmasını sağlamak,
- Basın bültenlerinin hazırlanması, Belediye faaliyetleri hakkında basın yayın kuruluşlarına (Gazete, Radyo, TV, Dergi v.b ) basın bildirilerinin gönderilmesi, haberlerin e - posta ve cep mesajı yoluyla ilgililerine ulaştırılmasını sağlamak,
- Basınla ilişkilerin amaç, hedef ve politikalarının belirlenmesi amacıyla çeşitli araştırmalar yapmak ve amirinin bilgisine sunmak,
- Belediye tarafından düzenlenen tüm etkinlik ve yürütülen faaliyetlerin tanıtılması için basın yayın organları ile iletişime geçmek,
- Yazılı, sözlü, görüntülü basın ve yayın organlarını takip ederek Belediye'nin leh veya aleyhinde olan gelişmeler ve genel olarak belediyelerle ilgili yayınlanan haberlerle ilgili olarak Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarına düzenli olarak rapor vermek. Yaptığı basın takip çalışmalarıyla ilgili olarak arşiv oluşturmak,
- Belediye Başkanı’nın medya ile gerçekleşecek randevularını Özel Kalem Müdürlüğü ile işbirliği içerisinde ayarlamak,
- Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel Emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
(5) Yetkileri:
a)Şefliğin yönetiminde tam yetkilidir,
b)Şefliğin işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen bütçe ve programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, önlemler alma ve uygulatma yetkisi,
c)Ödül, takdirname gibi personel işlemleri için Müdürüne önerilerde bulunma yetkisi,
ç)Disiplinsiz davranışlarda bulunan sorumlu olduğu personeli, Müdürüne bildirme yetkisi,
d)Şefliğe bağlı çalışan personeli denetleme ve karşılaştıkları aksaklıkların giderilmesi için Müdürüne bildirme yetkisi,
e)Sorumlu olduğu tüm personelin yıllık izin zamanlarını Müdürüne önerme, ilgili mevzuata göre mazeretlerine binaen mazeret izni verme yetkisi,
(6) Sorumluluğu:
a)Kendisine bağlı personelin çalışma programının hazırlanmasında, organize edilmesi, koordine edilmesi ve denetlenmesinden birinci derecede sorumludur.
b)İlgili belge ve evrakların dosyalanmasında, korunması ve arşivlenmesinde birinci derecede sorumluluk sahibidir.
c)Kendisinin ve çalışanlarının kullandığı malzeme ve donanımın standartlara uygun kullanımından, korunmasından sorumludur.
(7) İş İlişkisi: Tüm birimler ile iş ilişkisi ve işbirliği içinde bulunur.
MADDE 10- (1) Unvanı: Memur(Basın Görevlisi)
(2) Temel Görevi: Belediye faaliyetlerinin tanıtımını yapmak ve bilgilendirmek üzere, kentte meydana gelen ekonomik, sosyal, siyasal, kültürel, sportif vb. olaylarla ilgili bilgi toplamak, değerlendirmek ve süreli ve süresiz yayınlar için hazır hale getirmek.
(3) Kuruluş İçindeki Yeri:
a) Emir Alacağı Makam: Basın Yayın Şefi
b) Emir Vereceği Makam: -
(4) Görevleri:
- Belediye faaliyetlerini birimlerle işbirliği halinde, bülten, yayın, tanıtım CD ve VCD’leri, Internet, billboard, vb. araçlarla yerel, ulusal ve uluslar arası alanda tanıtmak,
- Belediyenin yerel, ulusal ve uluslar arası alanda tanıtımını yapmak amacıyla, yayın politikasının belirlenmesine destek sunmak,
- Belediyenin planladığı ve yürüttüğü hizmetlerin yerel, ulusal ve uluslar arası ölçekte tanıtımlarını yapmak ve kamuoyunu bilgilendirmek,
- Belediye faaliyetlerinin tanıtılması amacıyla bülten, süreli ve süreli olmayan yayınlar, tanıtım CD ve VCD’leri, afiş, pankart, vb materyallerin içeriklerini hazırlamak, röportaj yapmak, haber yapmak,
- Başkanlığın sivil toplum örgütleri, kamu kuruluşları, heyetler vb. ile yapacağı toplantılara katılarak not almak ve derlemek,
- Basın kuruluşlarının Başkanlık ve diğer birimlerle yapacakları haber ve görüşmeler için, bu kuruluşlarla iletişime geçmek ve görüşmenin yapılmasını sağlamak,
- Belediye ile basın yayın kurum ve kuruluşları arasında sürekli ve sağlıklı bir haber ve bilgi akışını düzenlemek,
- Basın yayın organlarında yayınlanmak üzere, hazırladığı basın bülteni ve gazete ilanlarını bu kurumlara vermek ve sonuçlandırmak,
- Gazete kupürü arşivi ve yayın arşivi tutulmasını sağlamak,
- Basın ve diğer kitle iletişim araçlarında Belediye ile ilgili yayınlanan yazı ve haberleri devamlı şekilde izlemek, incelemek ve değerlendirmek; Başkanlığa ve ilgili birimlere sunmak,
- Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel Emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
(5) Yetkileri: Belirtilen görevleri en iyi şekilde yerine getirme yetkisine sahiptir.
(6) Sorumluluğu:
a)İlgili belge ve evrakların dosyalanmasında, korunması ve arşivlenmesinde birinci dereceden sorumluluk sahibidir.
b)Kullanmakta olduğu bilgisayar, yazıcı vb. ofis malzemesi ile telsiz, telefon, faks gibi iletişim araçlarından sorumludur.
(7) İş İlişkisi: Tüm birimlerle iş ilişkisi ve işbirliği içinde bulunur.
MADDE 11- (1) Unvanı: Halkla İlişkiler Şefi
(2) Temel Görevi: Halktan gelen her türlü talep ve ihtiyaçların karşılanması amacıyla, kurumun birimleri ile kent halkı arasında etkin bir iletişimin kurulması faaliyetlerini yürütmek.
(3) Kuruluş İçindeki Yeri:
a) Emir Alacağı Makam: : Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü
b) Emir Vereceği Makam: Şeflik personeli
(4) Görevleri:
- Belediyenin Halkla İlişkiler stratejisinin oluşturulması ve uygulanması faaliyetlerinde bulunmak,
- Belediye çalışmalarının kamuoyundaki tesirlerinin değerlendirilmesini yapmak,
- Vatandaşlar tarafından Belediye Başkanlığına gönderilen her türlü şikâyet ve talepleri değerlendirmek ve cevaplandırmak için gerekli işlemlerin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
- 09/10/2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik çerçevesinde Bilgi ve Belgeye erişilmesi işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Belediye hizmetlerinin, alt yapısının, birimlerinin, etkinliklerinin ve organizasyonlarının vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütmek,
- Belediye yönetiminin izlemekle yükümlü olduğu politikanın halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın yönetim hakkındaki düşüncelerinin, yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütmek,
- Halkın yönetimden bilgi edinme hakkını göz önüne alarak, yürütülen faaliyet ve işlerle ilgili olarak halkın bilgilendirilmesine ortam hazırlamak ve Başkanın halkı bilgilendirici mahiyetteki toplantılarını organize etmek,
- Çeşitli sivil toplum örgütleri, muhtarlar vb. ile Belediye yönetiminin katılımıyla belirli dönemlerde toplantılar yaparak bir araya gelmeleri için organizasyonlar düzenlemek,
- Belediye'nin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak ve Belediyenin hizmetleri hakkında vatandaşları bilgilendirmek,
- Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini artıracak önlemleri belirlemek üzere araştırmalar yapmak,
- Kurumun halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirmek,
- Vatandaşlardan gelen (Telefon, e-mail, faks, şahsen ya da basın yolu ile başvuruları) ilgili birimlere yönlendirmek, başvuru sahiplerini bilgilendirmek,
- Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel Emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
(5) Yetkileri:
a)Şefliğin yönetiminde tam yetkilidir,
b)Şefliğin işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen bütçe ve programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, önlemler alma ve uygulatma yetkisi,
c)Ödül, takdirname gibi personel işlemleri için Müdürüne önerilerde bulunma yetkisi,
ç)Disiplinsiz davranışlarda bulunan sorumlu olduğu personeli, Müdürüne bildirme yetkisi,
d)Şefliğe bağlı çalışan personeli denetleme ve karşılaştıkları aksaklıkların giderilmesi için Müdürüne bildirme yetkisi,
e)Sorumlu olduğu tüm personelin yıllık izin zamanlarını Müdürüne önerme, ilgili mevzuata göre mazeretlerine binaen mazeret izni verme yetkisi,
(6) Sorumluluğu:
a)Kendisine bağlı personelin çalışma programının hazırlanmasında, organize edilmesi, koordine edilmesi ve denetlenmesinden birinci derecede sorumludur.
b)İlgili belge ve evrakların dosyalanmasında, korunması ve arşivlenmesinde birinci derecede sorumluluk sahibidir.
c)Kendisinin ve çalışanlarının kullandığı malzeme ve donanımın standartlara uygun kullanımından, korunmasından sorumludur.
(7) İş İlişkisi: Tüm birimler ile iş ilişkisi ve işbirliği içinde bulunur.
MADDE 12- (1) Unvanı: Memur (Halkla İlişkiler Uzmanı)
(2) Temel Görevi: Belediye hizmetlerinin halkın talep ve ihtiyaçlarını karşılaması amacıyla, kurumun birimleri ile kent halkı arasında etkin bir iletişimin kurulması faaliyetlerinde bulunmak.
(3) Kuruluş İçindeki Yeri:
a) Emir Alacağı Makam: Halkla İlişkiler Şefi
b) Emir Vereceği Makam: -
(4) Görevleri:
- Kurumun birimleri ile kent halkı arasında etkin bir iletişimin kurulması faaliyetlerinde bulunmak,
- Belediyenin sunduğu hizmetlerle ilgili kent halkına yönelik anket, kamuoyu araştırmaların yapılması ve sonuçlarının değerlendirilmesi faaliyetlerinde bulunmak,
- Kent halkının Belediye hizmetlerine yönelik şikâyetlerinin ve taleplerinin alınması ve ilgili birimlere yönlendirilmesi faaliyetlerinde bulunmak,
- Kent halkı ve kamu açısından anlamlı ve özel günlerde düzenlenecek etkinliklerin programlarının hazırlanması faaliyetlerinde bulunmak,
- Kent halkının sorunlarını çözmek, şikâyetleri ve ihtiyaçlarını gidermek için başkanlık ve diğer birimlere gerekli bilgilerin sağlanması faaliyetlerinde bulunmak,
- Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel Emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
(5) Yetkileri: Belirtilen görevleri en iyi şekilde yerine getirme yetkisine sahiptir.
(6) Sorumluluğu:
a)İlgili belge ve evrakların dosyalanmasında, korunması ve arşivlenmesinde birinci dereceden sorumluluk sahibidir.
b)Kullanmakta olduğu bilgisayar, yazıcı vb. ofis malzemesi ile telsiz, telefon, faks gibi iletişim araçlarından sorumludur.
(7) İş İlişkisi: Tüm birimlerle iş ilişkisi ve işbirliği içinde bulunur.
MADDE 13- (1) Unvanı: Memur (Haber Merkezi)
(2) Temel Görevi: Belediye hizmetlerinin daha etkin bir şekilde yapılabilmesi amacıyla, halktan gelen ihbar, talep ve şikayetleri ilgili birimlere anında iletmek ve sonuçlandırmak. Belediye çalışmaları ve kan ilanı, kayıplar vb. konularda duyuru yapmak.
(3) Kuruluş İçindeki Yeri:
a) Emir Alacağı Makam: Halkla İlişkiler Şefi
b) Emir Vereceği Makam: -
(4) Görevleri:
- Halktan gelen ihbar, talep ve şikayetleri ilgili birimlere (su, kanal, temizlik vb.)iletmek ve kısa sürede çözüme kavuşturmak,
- Alo 185 hattıyla alınan şikayetleri ve talepleri kayıt altına alarak ilgili birimlere iletmek, ilgili birimlerden alınan sonuçları vatandaşa bildirmek,
- Kent halkına belediye hizmetlerinde oluşabilecek aksaklıklar konusunda zamanında bilgilendirmek, duyuruda bulunmak,
- Belediye çalışmaları (ihale ilanı, reklam, vb) ve kan ilanı, kayıplar vb. konularda duyuru yapmak,
- Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel Emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
(5) Yetkileri: Belirtilen görevleri en iyi şekilde yerine getirme yetkisine sahiptir.
(6) Sorumluluğu:
a)İlgili belge ve evrakların dosyalanmasında, korunması ve arşivlenmesinde birinci dereceden sorumluluk sahibidir.
b)Kullanmakta olduğu bilgisayar, yazıcı vb. ofis malzemesi ile telsiz, telefon, faks gibi iletişim araçlarından sorumludur.
(7) İş İlişkisi: Tüm birimlerle iş ilişkisi ve işbirliği içinde bulunur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Yürütülen İşlerin Süreci Ve Evrakların Arşivlenmesi
MADDE 14- Müdürlükte Yürütülen İşlerin Süreci
a.Görevin alınması:
Belediye tarafından sunulan hizmetlerin, halkın talep ve ihtiyaçlarını karşılaması amacıyla, kurumun birimleri arasında ve kurum ile kent halkı, muhtarlıklar, sivil toplum kuruluşları, özel sektör kuruluşları vb. kent bileşenleri arasında, bülten, yayın, tanıtım CD ve VCD’leri, Internet, billboard, bilgilendirme toplantıları vb. araçlarla iletişim kurulması ve kamuoyunun her çeşit araç ve yöntemle bilgilendirilmesi çalışmaları yürütülür.
Kurumun birimleri ile kent halkı arasında etkin bir iletişimin kurulması faaliyetleri yürütülür. Halktan gelen ihbar, talep ve şikâyetleri ilgili birimlere anında iletilir ve sonuçlandırılır.
b. Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği:
Müdürlükte yürütülen iş ve işlemlerde Basın Yayın Şefi, Memur, Halkla İlişkiler Şefi ile diğer personel arasındaki işbirliğini Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü sağlar ve yürütür.
MADDE 15- Evrak kayıt sistemi ve yazışmalar
Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’ne gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin kayda alınarak gelen ve giden evrak defterinde izlenir. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlük
Madde 15 –Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 16 – Bu Yönetmelik hükümlerini Siirt Belediye Başkanı yürütür.