T.C.
SİİRT BELEDİYESİ

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

       AMAÇ

       MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı; Yazı İşleri Müdürlüğü'nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

       KAPSAM
       MADDE 2- Bu Yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

       DAYANAK
       MADDE 3- Yazı İşleri Müdürlüğüne ait bu yönetmelik;  5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer mer'i mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

       TANIMLAR
       MADDE 4-
       Bu Yönetmelikte geçen;
       a) Belediye : Siirt Belediyesi'ni
       b) Başkanlık : Siirt Belediye Başkanlığı'nı,
       c) Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğü'nü,
       d) Müdür : Yazı İşleri Müdürü'nü,
       e)Yönetmelik : Yazı İşleri Müdürlüğü Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

   TEŞKİLAT YAPISI

MADDE 5 – Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanı’nın mevzuatla belirlenen görev ve yetkilerinin kullanılması için gerekli çalışmaları yapar. Bu çalışmalar, aşağıdaki personel eliyle yürütülür;

a) Yazı İşleri Müdürü
b)Şef
c)Memurlar
d)Memur personel bulunmadığında, kadrolu işçiler tarafından da görevlendirme suretiyle yaptırılır.

İKİNCİ BÖLÜM

Personelin unvan ve nitelikleri

MADDE 6: (1) Yazı İşleri Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.

a) Yazı İşleri Müdürü:657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler İle Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

b) Şef : 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler İle Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

c) Memurlar : KPSS sınavı ile 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler doğrultusunda atanır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

MADDE 7- (1) Unvanı: Yazı İşleri Müdürlüğü

(2) Temel Görevi : Belediye Meclisi ve Encümeninin toplantılarını düzenlemek, bu  alınan kararları yazmak, kuruma gelen ve kurum dışına gönderilmesi gereken yazıları yerine ulaştırmak, meclis ve encümen toplantılarını organize etmek ve sekreteryasını yürütmek ve alınan meclis kararlarının onaya sunulup vilayete iletilmesini ve kuruma ait tüm evrak ve dosyaların düzenli olarak arşivlemesini sağlamak

            (3) Kuruluş İçindeki Yeri:

a) Emir Alacağı Makam: Belediye Başkanı – Başkan Yrd.(İdari)

b) Emir Vereceği Makam: Müdürlüğe bağlı Şeflikler ve diğer bağlı personel

(4) Görevleri:

1. Meclis çalışmalarının zamanında ve yürütülmesini sağlamak amacıyla ilgili tüm iş süreçlerini organize etmek,
2. Meclise gelen tüm dosyaların işlem ve takibini yaparak yasalara uygunluğunu kontrol etmek,
3. Gündem meclis zaptının tutulmasını sağlamak,
4. Meclis kararları ve tüm kayıtlarının tutulup sonuçlanmasını sağlamak,
5. Belediyenin tüm iç ve dış tüm yazışma işlemlerini takip etmek, işleyişini izleyerek sürekli kontrolünü yapmak, gerekli önlemlerin zamanında alınmasını sağlamak,
6. Kuruma ait tüm evrak ve dosyaların düzenli olarak arşivlenmasini sağlamak,
7. Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel Emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.

(5) Yetkileri:

1. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkilidir,
2. Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen bütçe ve programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, önlemler alma ve uygulatma yetkisi,
3. Müdürlükler ile yazışmalarda 1. derece imza, her türlü belge ve suretleri onaylama yetkisi,
4. Müdürlüğü ile ilgili personel atanmasında, terfi ve nakilde, ödül, takdirname gibi personel işlemleri için öneride bulunma yetkisi,
5. Müdürlüğe bağlı çalışan personeli denetleme ve karşılaştıkları aksaklıkları giderme yetkisi,
6. Sorumlu olduğu tüm personelin yıllık izin zamanlarını tespit etme, mazeretlerine binaen mazeret izni verme yetkisi,
7. Müdürlüğe bağlı çalışan personele fazla çalışma yaptırmada Başkanlık makamına öneride bulunma yetkisi,
8. Müdürlüğü ile ilgili satın alma, ihale ve sözleşmelerin gerçekleştirilmesinde yetkisi bulunur.

(6) Sorumluluğu:

a)Kendisine bağlı şefliklerin çalışma programının hazırlanmasında, organize edilmesi, koordine edilmesi ve denetlenmesinden birinci derecede sorumludur.

b)İlgili belge ve evrakların dosyalanmasında, korunması ve arşivlenmesinde birinci derecede sorumluluk sahibidir.

c)Kendisinin ve çalışanlarının kullandığı malzeme ve donanımın standartlara uygun kullanımından, korunmasından sorumludur.

         (7) İş İlişkisi: Tüm birimlerle iş ilişkisi ve işbirliği içinde bulunur. 

MADDE 8- (1) Unvanı Yazı İşleri Şefi

(2) Temel Görevi : Meclis ve encümen toplantılarına hazırlık, bu toplantılarda alınan kararların yazılması, kuruma gelen ve kurum dışına gönderilmesi gereken yazıların yerine ulaştırılması ve alınan meclis kararlarının onaya sunulup vilayete iletilmesi faaliyetlerini yürütmek.

(3) Kuruluş İçindeki Yeri:

a) Emir Alacağı Makam: Yazı İşleri Müdürü

b) Emir Vereceği Makam: Şeflik personeli

(4) Görevleri:

1. Meclis çalışmalarının zamanında yapılması için hazırlıkları organize etmek,
2. Meclise gelen tüm dosyaların işlem ve takibini yapmak ve  yasalara uygunluğunu kontrol etmek,
3. Gündem meclis zaptının tutulması işlerini yürütmek,
4. Meclis kararları ve tüm kayıtlarının tutulması ve sonuçlandırılması faaliyetlerinin yürütmek,
5. Encümen gündemini hazırlamak, Encümen toplantılarında alınan kararları yazdırmak.
6. Satın almalarla ilgili komisyon kararlarını yazdırmak.
7. İmzalanan Encümen ve Komisyon kararlarının havalesini yaptırmak.
8. Belediyenin tüm iç ve dış tüm yazışma işlemlerini takip etmek, işleyişini izleyerek sürekli kontrolünü yapmak,  gerekli önlemlerin zamanında alınmasını sağlamak,
1. Kuruma ait tüm evrak ve dosyaların düzenli olarak arşivlenmesi çalışmalarını yürütmek,
10. Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel Emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.

(5) Yetkileri:

a)Şefliğin yönetiminde tam yetkilidir,

b)Şefliğin işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen bütçe ve programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, önlemler alma ve uygulatma yetkisi,

c)Ödül, takdirname gibi personel işlemleri için Müdürüne önerilerde bulunma yetkisi,

ç)Disiplinsiz davranışlarda bulunan sorumlu olduğu personeli, Müdürüne bildirme yetkisi,

d)Şefliğe bağlı çalışan personeli denetleme ve karşılaştıkları aksaklıkların giderilmesi için Müdürüne bildirme yetkisi,

e)Sorumlu olduğu tüm personelin yıllık izin zamanlarını Müdürüne önerme, ilgili mevzuata göre mazeretlerine binaen mazeret izni verme yetkisi,

(6) Sorumluluğu:

a)Kendisine bağlı personelin çalışma programının hazırlanmasında, organize edilmesi, koordine edilmesi ve denetlenmesinden birinci derecede sorumludur.

b)İlgili belge ve evrakların dosyalanmasında, korunması ve arşivlenmesinde birinci derecede sorumluluk sahibidir.

c)Kendisinin ve çalışanlarının kullandığı malzeme ve donanımın standartlara uygun kullanımından, korunmasından sorumludur.

(7) İş İlişkisi: Tüm birimler ile iş ilişkisi ve işbirliği içinde bulunur.

MADDE 9- (1) Unvanı: Memur

(2) Temel Görevi: Meclis ve Encümenin toplantıları için hazırlık çalışmaları yürütmek, bu toplantılarda alınan kararları yazmak, kuruma gelen ve kurum dışına gönderilmesi gereken yazıların dağıtımını sağlamak ve onaylanan meclis kararlarını vilayete iletmek

            (3) Kuruluş İçindeki Yeri:

a) Emir Alacağı Makam: Yazı İşleri Şefi

b) Emir Vereceği Makam: -

(4) Görevleri:

1. Meclis toplantılarında alınan kararları yasal süresi içinde il mahalli idarelere ve ilgili birimlere göndermek,
2. Encümen toplantılarında alınan kararları ilgili birimlere göndermek,
3. Meclis toplantılarına ait zabıtları kasetten çözmek,
4. Toplantıya ait alınan meclis kararlarını meclis karar defterine aktarmak,
5. Alınan meclis kararlarını imzalatıp meclis karar dosyasında toplamak,
6. Meclis kararlarına ait ilgili komisyon raporlarını tutmak ve ilgili birimlere göndermek,
7. Encümen toplantılarına ait bilgileri hazırlamak, toplantıda alınan encümen kararlarını encümen karar ve zabıt defterine aktarmak,
8. Alınan encümen kararlarını imzalatıp meclis karar dosyasında toplamak.
1. Encümen kararlarına ait ilgili komisyon defterlerinin karar özetlerini yazarak ilgili encümen  üyelerine imzalatmak,
10. Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel Emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.

            (5) Yetkileri: Belirtilen görevleri en iyi şekilde yerine getirme yetkisine sahiptir.

(6) Sorumluluğu:

a)İlgili belge ve evrakların dosyalanmasında, korunması ve arşivlenmesinde birinci dereceden sorumluluk sahibidir.

b)Kullanmakta olduğu bilgisayar, yazıcı vb. ofis malzemesi ile telsiz, telefon, faks gibi iletişim araçlarından sorumludur.

(7) İş İlişkisi: Tüm birimlerle iş ilişkisi ve işbirliği içinde bulunur.

MADDE 10- (1) Unvanı: işçi (Büro Elemanı)

(2) Temel Görevi: Bağlı olduğu birime ait her türlü iç ve dış yazışmayı yapmak, evrak kaydı, dağıtımı ve ilgili birimlere zimmetle teslimini yapmak, dosyalama sistemini oluşturmak.

(3) Kuruluş İçindeki Yeri:

a) Emir Alacağı Makam: : Yazı İşleri Şefi

b) Emir Vereceği Makam: -

(4) Görevleri:

1. Birime gelen ve giden evrakın kaydı, dağıtımı ve zimmetle teslimini yapmak.
2. Birimle ilgili her türlü iç ve dış yazışmayı yapmak.
3. Birime ait evrakların dosyalamasını yapmak, yasal süre boyunca muhafaza etmek.
4. Birimde bulunan tüm malzeme, makine ve teçhizatı kurallara uygun bir şekilde kullanmak.
5. Müdürlüğe yapılan yazışmaların bilgisayar ile yazımını sağlamak.
6. Encümen toplantısına sunulmak üzere gündem maddelerinin listesini hazırlamak.
7. Encümen kararlarını encümen defterine kaydetmek.
8. Meclis kararlarını meclis defterine kaydetmek.
1. Komisyon kararlarını komisyon defterine kaydetmek.
10. Encümen toplantılarında alınan kararları yazmak.
11. Meclis toplantıları ile ilgili yazışmaları yapmak.
50. Meclis toplantılarında alınan kararları yazmak.
1000.  Satın alma ile ilgili komisyon kararlarını yazmak.
14. İşlemi tamamlanan meclis, encümen ve komisyon kararlarını zimmet defterine kaydını yapmak.
15. Meclis, encümen ve komisyon kayıt ve zimmet defterlerinin numaralandırılması ve mühürlenmesinden sorumlu olmak.
16. Amirlerince kanun, tüzük, yönetmelik, genel emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.

         (5) Yetkileri:  Belirtilen görevleri en iyi şekilde yerine getirme yetkisine sahiptir.

(6) Sorumluluğu:

a)İlgili belge ve evrakların dosyalanmasında, korunması ve arşivlenmesinde birinci dereceden sorumluluk sahibidir.

b)Kullanmakta olduğu bilgisayar, yazıcı vb. ofis malzemesi ile telsiz, telefon, faks gibi iletişim araçlarından sorumludur.

(7) İş İlişkisi: Tüm birimler ile iş ilişkisi ve işbirliği içinde bulunur.

MADDE 11- (1) Unvanı: Memur (Evrak Dağıtıcısı)

(2) Temel Görevi :Kuruma ait her türlü iç ve dış evrak dağıtımı işlerini yürütmek.

(3) Kuruluş İçindeki Yeri:

a) Emir Alacağı Makam: Yazı İşleri Şefi

b) Emir Vereceği Makam: -

(4) Görevleri:

1. Kuruma  gelen ve giden evrakın dağıtımı ve zimmetle teslimini yapmak.
2. Birime ait evrakların dosyalamasını yapmak, kayıt altına almak,
3. Amirlerince kanun, tüzük, yönetmelik, genel emirler ve diğer mevzuata uygun olarak     verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.

            (5) Yetkileri: Belirtilen görevleri en iyi şekilde yerine getirme yetkisine sahiptir.

(6) Sorumluluğu:

a)İlgili belge ve evrak dağıtım defterlerinin, korunması ve arşivlenmesinde birinci dereceden sorumluluk sahibidir.

b)Kullanmakta olduğu bilgisayar, yazıcı vb. ofis malzemesi ile telsiz, telefon, faks gibi iletişim araçlarından sorumludur.

(7) İş İlişkisi: Tüm birimlerle iş ilişkisi ve işbirliği içinde bulunur.

MADDE 12- (1) Unvanı: Memurluk (Arşiv)

(2) Temel Görevi : Kuruma ait tüm evrak ve dosyaları düzenli olarak arşivlemek, korumak ve gerekli bakımlarını yapmak, gelen talepler doğrultusunda zimmet karşılığı istenilen belgeleri teslim etmek ve takibini yapmak.

(3) Kuruluş İçindeki Yeri:

a) Emir Alacağı Makam: Yazı İşleri Şefi

b) Emir Vereceği Makam: -

(4) Görevleri:

a) Kuruma ait tüm evrak ve dosyaların düzenli olarak arşivlenmesini sağlamak,

2. Kuruma ait tüm evrak ve dosyaların korunmasını ve bakımlarının yapılmasını sağlamak,
3. Gelen talepler doğrultusunda istenilen belgeleri zimmet karşılığı teslim edilmesini ve takibinin yapılmasını sağlamak,
4. Kanunen belirtilen süre içinde evrakları saklamak, zaman aşımına uğrayan evrakları imha etmek,
5. Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel Emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.

            (5) Yetkileri: Belirtilen görevleri en iyi şekilde yerine getirme yetkisine sahiptir.

(6) Sorumluluğu:

a)İlgili belge ve evrakların dosyalanmasında, korunması ve arşivlenmesinde birinci dereceden sorumluluk sahibidir.

b)Kullanmakta olduğu bilgisayar, yazıcı vb. ofis malzemesi ile telsiz, telefon, faks gibi iletişim araçlarından sorumludur.

(7) İş İlişkisi: Tüm birimlerle iş ilişkisi ve işbirliği içinde bulunur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Yürütülen İşlerin Süreci Ve Evrakların Arşivlenmesi

MADDE 13-  Müdürlükte Yürütülen İşlerin Süreci
a.Görevin alınması:

Belediye Başkanı veya Başkan Yardımcısı tarafından kurum dışından gelen evraka işlem yapılarak cevap verilmesi için Yazı İşleri Müdürlüğüne havale edilmesi suretiyle görevin intikali sağlanmış olur. Kurum içinden ve kurum dışından gelen evraklar kayıt edilerek Birim Müdürüne verilir. Birim Müdürü evrakları inceledikten sonra işlem yapılmak üzere ilgililerine (sorumlu kişilere) havale eder. Evraktan sorumlu ilgili kişi zamanında evrakı sonuçlandırarak bir üstü olan bağlı bulunduğu sorumlu kişinin imzasına sunar üst sorumlu kişi yapılan işlemleri kontrol eder ve paraf edip müdürünün imzasına verir. Evrakların imza işlemleri tamamlandıktan sonra Sorumlular bu evrakları; kaydedilmesi varsa eklerinin konulması; zimmet defteri ile kurum içi yazılar için Müdürlüklere; tüm birimlerden gelen daire dışı yazıları ilgili kurum ve şahıslara gönderir. Kalan evraklar muhtelif dosyalarda evrakın içeriğine göre muhafaza edilir.

b. Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği:

Müdürlükte yürütülen iş ve işlemlerde Yazı İşleri Şefi,  Memur ile diğer  personel arasındaki  işbirliğini  Yazı İşleri Müdürü sağlar ve yürütür.

MADDE 14- Evrak kayıt sistemi ve yazışmalar

Yazı İşleri Müdürlüğüne gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin kayda alınarak gelen ve giden evrak defterinde izlenir. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Son Hükümler

              Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik

Madde 15 – 05/10/2007 tarihli 2007/106 sayılı Meclis Kararı ile kabul edilen Yazı İşleri Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

Madde 16 –Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 17 – Bu Yönetmelik hükümlerini Siirt Belediye Başkanı yürütür.